[摘要]信息编码是信息交换标准体系的重要组成部分,是进行信息交换和实现信息资源共享的重要前提,是企业信息化建设的基础性重要工作。信息编码的制定,要对与编码对象有关的国际、国家、行业、企业标准的引用进行研究和分析,要结合企业信息化管理系统的求进行研究和分析,要广泛征求有关业务人员的意见以及收集大量的参考资料和素材,要遵循信息分类编码的有关规范和标准进行编码。同时涉及到各方面的业务,需要各方面的支持和配合,要有组织、有计划地开展此项工作。
随着信息技术的迅速发展及信息管理系统的建立与信息网络化的普及,社会各领域迫切需要进行信息交换,最大限度地实现资源共享。面对方方面面的信息,如何进行科学、有序、统一、规范的分类和编码,是当前各行各业实现信息化亟待解决的首要问题。
1、信息分类编码的重要性在信息化时代,信息的标准化工作越来越重要,可以说,没有标准化就没有信息化。信息分类编码是信息交换标准的重要组成部分,是提高劳动生产率和科学管理水平的重要方法,是进行信息交换和实现信息资源共享的重要前提,是信息化建设的基础性重要工作。建筑业信息分类和编码应根据建筑领域信息化管理的需求,参照有关国际标准、国家标准、行业标准、企业标准,结合各类信息内容的属性或特征,将信息按一定的原则和方法进行区分和归类,建立信息管理系统所使用的、符合国情和行业、企业需求的信息分类编码标准,保证信息交换的唯一性,以便管理和使用信息。通过对信息分类编码的制定、发布和实施,加速推动建筑领域公共信息透明化、公开化和制度化,达到在一定时期和一定条件的一致规范,发挥信息系统的最大社会综合效益和经济效益。
2、信息分类编码的技术要求
(1)编写信息分类编码标准符合GB/T 1.1—2000《标准化工作导则编写标准的一般规定》和GB/T 7027—1986《标准化工作导则信息分类编码的基本原则和方法》的规定。
(2)信息分类编码应具有科学性、可扩延性和实用性。
(3)编写代码要做到正确、无误、易认、易读;表述应准确、简明;名词、术语、符号、代号应统一。
(4)书写形式要一致。例如:采用字母码时,应一律用大写字母,不能大、小写混用。
(5)在编码条目建立阶段,需要有方便易用的数据录入工具,将编码规范、数据结构与录入规则固化在程序中,提供给不同的录入人员同时使用。
(6)编码数据库采用通用的格式(Db£/Access/sQL senrer等)进行建库,并提交数据库结构、数据库清单及有关说明。
(7)提交编制的代码最少应包括以下内容:
①代码的编制目的及适用范围;
②代码的编制依据及分类原则;
③代码的结构及代码表示法;
④代码分类与代码表;
⑤引用标准;
⑥应用举例;
⑦有关说明。
3制定信息编码需要考虑的问题制定信息编码是企业内部信息交换的基础工作,也是信息化建设的基础工作。制定信息编码,除了遵循编码的基本原则和方法外,还要考虑以下因素。
3.1 实施步骤
制定信息分类编码。
3.2成立信息编码项目组信息编码的制定,需要领导的支持和各业务口的配合,需要成立信息编码项目组,做到项目明确、分工明确、资金到位,有组织、有计划地开展此项工作。
信息编码项目组应在编码课题组织机构的领导下,负责信息编码的编制工作。
项目组的主要职责:
(1)收集有关国家标准、行业标准、地方标准,对编码课题进行调研;
(2)制定信息编码的整体方案和工作计划,提交有关单位征求意见;
(3)协助企业课题组织机构进行规范编码的整体思路研讨论证;
(4)组织完成规范编码的编制工作,并协助编码课题组织机构进行规范的成果论证和发布工作。
3.3项目调研和资料收集
信息编码项目组必须结合课题进行细致的调研和周密的策划,要结合建立信息化管理信息库、推进网络信息管理平台、信息管理软件的开发、设计等进行。
(1)项目调研调研工作主要是根据编码对象,结合信息分类编码范围进行调查分析。一是要了解国内外相关领域的现行标准和发展情况,对目前实行的与课题有关国际标准、国家标准、行业标准、企业标准的引用进行研究和分析;二是要将企业信息化管理和课题结合起来进行调研和需求分析,确保成果具有科学性和适用性;三是要广泛收集相关业务部门和专业人员的意见和掌握总体情况的有关人员的意见。
(2)资料收集资料收集主要是根据信息分类,编码范围进行,信息编码项目组要结合课题采用各种方式进行资料收集工作,收集资料的重点:一是与课题有关的现有的标准和规范;二是相关业务的需求;三是与课题有关的各类素材等。
3.4标准的采用
信息编码的制定,应充分采用国家编码规范和行业有关规范,凡有国家标准的尽可能按照国家标准执行;没有国家标准的部分尽可能按照相关行业的标准或规程执行;当上述两种情况都不能包含时,再按本企业的有关标准或结合目前的习惯编码进行。
3.5课题成果的形成
(1)编码使用单位或部门向信息编码项目组提交需求意见,信息编码项目组结合需求意见进行课题的调研和资料收集;
(2)信息编码项目组制定完成课题的进度计划,同时要编写《制定信息分类编码的整体实施方案》(讨论稿),提交相关机构或单位进行讨论;
(3)相关机构或单位向信息编码项目组反馈修改意见,信息编码项目组编写《制定信息分类编码的整体实施方案》(征求意见稿),提交相关机构或单位征求意见;
(4)相关机构或单位向信息编码项目组反馈修改意见,信息编码项目组完成修改工作后,将《制定信息分类编码的整体实施方案》提交编码课题组织机构进行研讨论证,由信息编码项目组对分类编码方案进行汇报;
(5)信息编码项目组按照《制定信息分类编码的整体实施方案》的要求,制定“分类编码方案(征求意见稿)”,并将分类编码方案文本提交相关机构或单位征求意见;
(6)相关机构或单位向信息编码项目组反馈修改意见,信息编码项目组完成修改工作后,将分类编码方案提交课题组织机构对编码方案进行研讨论证,由信息编码项目组对分类编码方案进行汇报;
(7)信息编码项目组完成分类编码的设计编制工作,并将编制的代码应包括的所有内容以电子文件形式和纸质文件形式提交编码课题组织机构;
(8)编码课题组织机构及标准化组织机构组织召开规范编码成果验收论证会;
(9)完成编码系统的修改并定稿后进行发布。
4编码范围
建筑业编码范围应包括:资产类、财务资金类、物资材料类、管理行政类、人力资源类、工程类、房地产类、物业管理类、科学技术类、设计类等编码。
4.1财务资金类编码
(1)国家财政部规定的财务会计一级和二级等科目代码;
(2)企业财务管理需要的在国家规定财务科目基础上的扩充代码;
(3)企业财务统计需要的有关指标项目代码;
(4)资金项目代码;
(5)成本项目代码。
4.2人力资源类编码
(1)人员基本信息代码;
(2)职务代码;
(3)职称代码;
(4)考核项目代码;
(5)专业代码;
(6)工种资源代码;
(7)雇佣合同代码;
(8)保险类代码;
(9)证件证书类代码。
4.3房地产类编码
(1)地产发展评估项目指标代码;
(2)设计方案项目指标代码;
(3)验收指标代码;
(4)售楼指标代码。
104 建筑科学第21卷
4.4物业管理类编码
(1)物业类型代码;
(2)物业管理分类指标代码;
(3)业主或客户信息等项目代码。
4.5科学技术类编码
(1)科技示范工程代码;
(2)科研项目代码;
(3)科研成果代码;
(4)建设工程技术规范代码;
(5)工法代码;
(6)信息技术标准代码。
4.6设计类编码
(1)设计项目代码;
(2)设计规范代码;
(3)图纸分类代码。
4.7资产类编码
主要包括房产、汽车、电视、电脑、复印机、打字机、扫描仪、绘图仪、冰箱、洗衣机、移动电话、照相
机、摄录机、投影仪等固定资产物品分类代码。
4.8物资材料类编码
主要包括钢材、木材、水泥、模板、棚架、砂石、五金件、玻璃、混凝土、砖瓦、砌块、瓷砖、灯具、钉材、安全防护品、塑料制品、卫生洁具、厨具、取暖材料、空调器材、消防器材、保安器材、通讯器材、各种线材等。
建筑材料分类代码。
4.9管理行政类编码
(1)机构类①国内机构单位代码;②驻外机构单位代码;
(2)文档类①文件代码;②档案代码;③消耗办公用品类代码。
4.10工程类编码
(1)工程项目代码;
(2)工程合约代码;
(3)分部分项指标项目代码;
(4)成本活动项目代码。
作者:高庆敏 毛振华
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